Platnost od 12. ledna 2026  

Informační memorandum ke zpracování osobních údajů (GDPR)  

Cílem tohoto dokumentu je shrnutí základních informací o zásadách zpracování osobních  údajů, kterými se naše organizace řídí a které přijala za účelem zajištění souladu s  ustanovením čl. 13 Nařízení parlamentu a Rady EU 2016/679 (dále jen „GDPR“), které je  na území ČR účinné od 25.5.2018 a s přihlédnutím k ustanovení § 8 zákona o ochraně  osobních údajů č. 110/2019 Sb.  

Správce osobních údajů:  

Základní škola a Mateřská škola Lubná, Lubná 228, 270 36 Lubná, telefon: 313531083, email: zsmslubna@zslubna.eu , ID datové schránky: btr8b52    

Pověřenec pro ochranu osobních údajů: 

Radek Folda, Nábřeží TGM 2486, 269 01 Rakovník, telefon: 313516350, email: dpo@rafopc.cz , ID datové schránky: 2q3jf4h    

 

Správce podnikl veškeré nezbytné kroky k posílení bezpečnosti a důvěrnosti  zpracovávaných údajů a ke splnění všech předepsaných povinností dle Metodiky  Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy.  

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ  

a) Zákonnost, korektnost a transparentnost – správce provádí zpracování jen v případě,  kdy k tomu existuje legitimní důvod (např. zákonná povinnost, plnění smlouvy, ochrana  zájmů správce, ochrana zájmů třetích osob nebo udělený souhlas subjektu údajů).

b) Účelové omezení – správce zpracovává a shromažďuje osobní údaje jen pro konkrétní,  výslovně vyjádřené a legitimní účely.

c) Minimalizace údajů – správce provádí zpracování osobních údajů pouze v rozsahu,  který je nezbytný ve vztahu k danému účelu.

d) Přesnost – správce zpracovává pouze aktuální osobní údaje, které odrážejí skutečný  stav věci.

e) Omezení uložení – správce uchovává osobní údaje jen na nezbytně nutnou dobu.

f) Integrita, důvěrnost – správce zavedl dostatečná technická a organizační opatření k  ochraně osobních údajů před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou,  změnou nebo proti neoprávněnému poskytnutí nebo zpřístupnění přenášených,  uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů.  

Většinu osobních údajů správce zpracovává za účelem splnění zákonem předepsaných  povinností, zejména zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším  odborném a jiném vzdělávání (školský zákon, zejména § 28), zákona č. 262/2006 Sb.,  zákoník práce, zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví  a spisové službě. V případě, že správce provádí zpracování, jehož účelem není splnění zákonem předepsaných povinností, plnění smlouvy nebo oprávněného zájmu, jedná se o  zpracování osobních údajů, ke kterému od Vás správce potřebuje výslovný, svobodný,  konkrétní a informovaný souhlas subjektů údajů (např. zaměstnanci, žáci, zákonní  zástupci žáků). V takovém případě se jedná zejména o zpracování osobních údajů, ke  kterým nenáleží žádný z právních titulů a subjekt údajů bude požádán o souhlas.  Poskytnutí takového souhlasu je zcela dobrovolné a souhlas lze kdykoli odvolat či využít  další práva, která jsou přesně popsána v písemném souhlasu.  

Zájemci o přijetí ke vzdělávání  

Zájemcům o přijetí ke vzdělávání tímto správce sděluje, že požadované údaje o dítěti, jeho  zákonném zástupci, bydlišti a další identifikační údaje jsou uloženy výše uvedenými  zákony. Pokud má správce rozhodnout o přijetí nebo nepřijetí uchazeče ke školnímu  vzdělávání, musí mu zákonný zástupce sdělit identifikační údaje uchazeče a své osobní  údaje tak, jak to vyžaduje například zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění  pozdějších předpisů, zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších  předpisů, zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném  a jiném vzdělávání (školský zákon, zejména § 28) ve znění pozdějších předpisů a zákon č.  258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví, ve znění pozdějších předpisů. V opačném  případě správce nemůže o žádosti rozhodnout, případně rozhodnutí doručit.  

Zájemci o zaměstnání  

Zájemcům o zaměstnánítímto správce sděluje, že pokud zašlou písemnou žádost o přijetí  do pracovního poměru, musí být odeslána výhradně na některou z výše uvedených adres  správce a jejím odesláním je vyjádřen souhlas se zpracováním zájemcem uvedených  údajů a jejich uchováním po dobu max. 3 měsíců pro případný pozdější kontakt.  

Správce přijal nezbytná opatření k zajištění bezpečnosti zpracovávaných osobních údajů,  jak v elektronické, tak fyzické podobě. Mezi tato opatření patří zejména stanovení  interních pravidel pro práci s osobními údaji, zajištění, aby zaměstnanci nebo pověřené  osoby měly přístup pouze k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto  zaměstnanců nebo osob, pořizování případných elektronických záznamů umožňujících  určit a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly osobní údaje zaznamenány nebo jinak  zpracovány, zamezení neoprávněnému přístupu zejména nastavením hesel, přístupových  práv, vypracování dokumentace k přijatým opatřením, zvýšení bezpečnosti ochrany  osobních údajů, instalací elektronického nebo mechanického zabezpečení dokumentů s  osobními údaji. V důsledku oprávněného zájmu ochrany majetku a bezpečnosti osob, je  využíván kamerový systém. Všichni zaměstnanci a osoby, které mají v rámci činnosti  správce přístup k osobním údajům, jsou řádně proškoleni a jsou seznámeni s pravidly  bezpečnosti a důvěrnosti při nakládání s osobními údaji. Ze strany správce je kladena  vysoká priorita zabezpečení údajů o nezletilých osobách. 

Předávání osobních údajů třetím osobám  

Osobní údaje správce předává třetím osobám výhradně v zákonem předepsaných  případech (povinná hlášení orgánům státní správy, samosprávy, zdravotní pojišťovny,  orgány finanční správy, pojišťovny apod.) nebo v nezbytném rozsahu vybraným  dodavatelům, kteří pro nás zajišťují některé služby, jako například vedení účetnictví nebo  správu informačních technologií (IT, matriky apod.). Rovněž mohou být údaje předávány za  účelem zajištění aktivit dětí (kurzy plavání, lyžařské kurzy, ozdravné a adaptační pobyty,  exkurze…). Se všemi takovými osobami mám správce jasně definované smluvní vztahy a  všichni dodavatelé splňují nezbytná pravidla pro zpracování osobních údajů v rozsahu  vyžadovaném nařízením GDPR a zákona č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů.  

Doba uchování a zpracování osobních údajů  

Doba uchování a zpracování osobních údajů je stanovena zpravidla legislativními  požadavky v souladu se spisovým a skartačním řádem, v případě souhlasů do doby jeho  platnosti nebo jeho odvolání.  

Předávání osobních údajů do zahraničí 

Předávání osobních údajů do zahraničí správce až na výjimky neprovádí. Pokud by bylo za  účelem zajištění nutno osobní údaje předat (například výjezdy na zahraniční pobyty,  služební cesty), budou všichni dotčení správce individuálně informování.  

Hlášení bezpečnostních incidentů  

Správce má zavedený systém hlášení případných bezpečnostních incidentů. V případě  úniku jakýchkoli dat postupujeme v souladu s GDPR za účelem minimalizace možných  škod a ve spolupráci s pověřencem pro ochranu osobních údajů provádíme příslušná  hlášení Úřadu pro ochranu osobních údajů.  

Stravování  

Za účelem řádného poskytování stravovací služby musí správce zpracovávat osobní  údaje, které jsou uváděny v přihláškách ke stravování. Jsou to tyto údaje:  

a) žáků: jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, státní občanství, kontaktní  adresa, číslo bankovního účtu, školní rok, třída, datum zahájení a datum ukončení  poskytování stravovací služby, údaje o zdravotních potížích, které by mohly mít vliv  na poskytovaní stravovací služby např. alergie na některé potraviny.  

• Převážně se jedná o základní identifikační osobní údaje a některé údaje ze  zvláštní kategorie osobních údajů – údaje o zdravotním stavu (alergie).  

b) zákonných zástupců: jméno, příjmení, kontaktní adresa, telefonické spojení, e mailová adresa nebo ID datové schránky, číslo bankovního účtu.   

Prezentace správce  

Pro účely prezentace správce využívá internetové stránky správce, Facebook správce,  správce zveřejňuje některé důležité zprávy v běžných médiích (např. místní tisk nebo  regionální TV). Součástí prezentovaných informací veřejnosti o dění u správce a pro  prezentaci správce může být zveřejněno jméno a příjmení žáka a případně i fotografii,  audio a videozáznam nebo výtvarné dílo. S takovým zveřejněním je vždy vyžadován  souhlas se zpracováním osobních údajů.  

Práva subjektu údajů  

a) Máte právo na přístup k osobním údajům, máte právo požádat správce, aby Vám sdělil,  zda a jaké zpracovává Vaše osobní údaje, nebo osobní údaje Vašeho dítěte.  

b) Máte právo požádat správce o přístup ke zpracovávaným osobním údajům a o  informace o zpracování těchto údajů.

c) Máte právo požádat správce o poskytnutí kopie zpracovávaných osobních údajů.  

1. Pokud požádáte o přístup ke zpracovávaným osobním údajům, správce  Vám umožní, abyste jednorázově nahlédli do dokumentace, ve které se  zpracovávají Vaše osobní údaje a osobní údaje Vašeho dítěte.  
2. Pokud o to požádáte, správce Vás bude informovat o:  

• účelech zpracování,  
• kategoriích zpracovávaných osobních údajů,  
• kategoriích příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou  zpřístupněny,  
• době, po kterou budou osobní údaje u správce uloženy,  
• o právu požádat o opravu, výmaz, omezení zpracování osobních údajů,  právu vznést námitku proti zpracování,  
• právu podat stížnost u dozorového úřadu.  

Správce poskytne informace písemně, ve vhodných případech v elektronické formě po  prokázání identity, ústně, pokud o to požádáte a bude prokázána Vaše totožnost, přičemž žádné údaje a informace nelze poskytnout telefonicky. Pokud je to možné a nebudou  nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob, poskytne správce kopie zpracovávaných  osobních údajů. Bezplatně se poskytuje první kopie nebo kopie poskytnutá po delším  časovém úseku, po změně osobních údajů, po změně ve zpracování osobních údajů. V  ostatních případech se kopie poskytuje za poplatek. Správce odpoví na Vaši žádost  písemně do 1 měsíce s možností prodloužení o další 2 měsíce.  

d) Máte právo na opravu chyby, ke které může dojít při zpracování Vašich osobních údajů  nebo osobních údajů Vašeho dítěte. Máte právo požádat o opravu nepřesných údajů  nebo o doplnění neúplných osobních údajů. Správce odpoví na Vaši žádost do 1  měsíce (s možností prodloužení o další 2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti. Správce Vám  odpoví písemně. Správce Vám sdělí, zda a jak Vaše osobní údaje opravil nebo doplnil.

e) Máte právo na výmaz některých osobních údajů. Obecně platí, že máte právo požádat  správce o to, aby zlikvidoval některé Vaše osobní údaje a dále je neuchovával; jedná  se o tzv. právo být zapomenut. V případě, kdy správce vykonává veřejnou moc  (rozhoduje ve správním řízení) a plní své právní povinnosti, správce nevymaže osobní  údaje, i když o to požádáte. Pokud však žádost o výmaz podáte, správce odpoví na Vaši  žádost do 1 měsíce (s možností prodloužení o další 2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti, a  to písemně. Sdělí Vám, proč nevyhověl Vaší žádosti o výmaz nebo jaké údaje v jakém  rozsahu vymazal.  

f) Máte právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů  Vašeho dítěte. Pokud požádáte o omezení zpracování osobních údajů a uvedete důvod  Vaší žádosti, správce tyto osobní údaje označí. Označené osobní údaje správce  ukládá, avšak jinak je nesmí dále až na výjimky zpracovávat. V jakých případech máte  právo, aby správce omezil zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů  Vašeho dítěte? Pokud podle Vašeho tvrzení Vaše osobní údaje nebo osobní údaje  Vašeho dítěte nejsou přesné. Pokud je zpracování Vašich osobních údajů nebo  osobních údajů Vašeho dítěte protiprávní. Vy však místo výmazu osobních údajů  žádáte o omezení zpracování osobních údajů.  

Pokud již správce osobní údaje nepotřebuje zpracovávat. Vy však požadujete, aby  osobní údaje byly omezeny, protože je to nutné pro určení, výkon a obhajobu Vašich  právních nároků. Pokud správce zpracovává Vaše osobní údaje na základě  oprávněného zájmu, na základě plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu  veřejné moci. Vy vznesete námitku proti zpracování osobních údajů. Správce odpoví  na Vaši žádost do 1 měsíce (s možností prodloužení o další 2 měsíce) od přijetí Vaší  žádosti. Správce Vám odpoví písemně. Správce Vám sdělí, zda a jak Vaše osobní údaje  omezil.  

g) Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních  údajů Vašeho dítěte. V souvislosti se správním řízením máte právo vznést námitku,  protože správce vykonává veřejnou moc (rozhoduje ve správním řízení). Pokud v rámci  vzdělávání udělujete souhlas se zpracováním určených osobních údajů, máte právo  kdykoli souhlas odvolat. Tím však není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů  založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. To znamená, že zpracování  osobních údajů do odvolání souhlasu je legální.

h) Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu. Máte právo podat stížnost správci,  kterou bude správce řešit v součinnosti s pověřencem pro ochranu osobních údajů  nebo u dozorového úřadu, tj. Úřad na ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 727, 170  00, Praha 7, tel. +420 234 665 111.